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　　请示 向上级机关请示指示和批准用“请示”。

　　报告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求用“报告”。

　　批复 答复请示事项用“批复”。

　　会议纪要 记载和表达会议主要精神和议定事项用“会议纪要”。

　　函 相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等用“函”。

第四章 文件的起草

　　第十六条 秘书人员起草文件，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要文件，是由各级领导干部亲自动手或亲自指导、主持进行。

第十七条 文件起草的基本要求是：

　　一、全面、准确反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令。

　　二、完整、准确地体现领导机关的意图。

　　三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文等要准确。

　　四、合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带着请示事项。

第十八条 起草文件要征求有关职能部门的意见；联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。

第五章 文件的校核

　　第十九条 为确保文件质量，凡正式文件，在送领导审批或签发之前，均须经授权的秘书部门专职或兼职人员校核。校核文件是—项重要的秘书工作。

　　第二十条 文件校核的重点是：

　　一、是否确需行文；

　　二、内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令、政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

　　三、提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

　　四、内容涉及的部门是否经过协调，意见是否—致；

五、文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；

　　六、是否符合规定的审批、会签手续；

　　文件格式是否符合要求，文种和选择是否适当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理。

　　第二十一条 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改，如文稿已经领导人审批过，修改后需经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发（批）方能上报或发出。

第六章 文件发布的主要形式 适用范围及审批权限

　　第二十二条 党的各级领导机关文件的主要发布形式及其适用范围通常有以下三种： 　　

一是 《中共××××文件》，主要用于发布党的方针、政策和重要的工作部署、批转下属地区或部门的重要报告、请示等；

　　二是 《中国共产党×××委员会（ ）》，主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示事项，发布干部的任免通知，或用向上级报告、请示工作等。本形式也可不要括号，成为《中国共产党×××委员会》；

　　三是 《中共×××办公厅（室）文件》，主要用于根据授权，传达成代党委发布某些事项，发布该办公厅（室）职权范围内的事项。

　　第二十三条 党的各级领导机关的文件发布形式及其适用范围，也可根据本条例精神自行确定。

　　第二十四条 党的各级领导机关的重要文件，应由党委主要负责人签发，一般事务性文件，可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签发，经会议授权或经签发人授权的文件，可由被授权人签发，联合行文，需由所有联署机关主管负责人会签。党委办公厅（室）代党委发布的文件，其签发权限与党委文件相同。未经负责人签发，文件不能生效。

第七章 正式文件的标印格式

　　第二十五条 正式文件标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即：版头、发文字号、印刷顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围、主题词、抄送单位、印制版记等。 　　

一、版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。联合行文可用文件主办机关一家版头，也可并用几家版头，在民族区域自治地区，版头可用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字放在上面（或前面）。版头文字一般用红色套印。

　　二、发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。

　　三、印制顺序号即文件的份号，标注在文件首页左上角。

　　四、秘密等级标注在文件首页左上角、印制顺号下方位置。

　　五、缓急时限标注在文件首页左上角、密级下方位置。

　　六、签发人姓名标注在发文号右侧适当位置。

　　七、文件标题一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。

　　八、主送机关是指收受、办理文件的单位。

　　九、正文是文件的主体部分，用来表达文件的内容。

　　十、附近标题置于正文之后、发文机关名称之前，如附件较多，则在正文之后、发文机关名称之前注明附近的件数。

　　十一、发文机关名称应使用全称或规范性简称。 　　

十二、成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，标注在发文机关名称右下方。

　　十三、正式行文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性文件除外）。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

　　十四、阅读（传达）范围，标注在成文日期的左下方。

　　十五、所有正式文件，均应标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在文件末页下部、抄送范围上方。

　　十六、文件抄送（含抄报、抄发）范围标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。 　　

十七、印制版记包括文件制发（翻印）单位名称、制发（翻印）日期和印刷份数。制发（翻印）单位名称和日期置于文件末页下端，印刷份数置于下间隔线右下方。

　　第二十六条 文件使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版；少数民族文字按习惯书写、排版。文件中的计量单位，采用国家法定计量单位。

　　第二十七条 文件用纸幅面规格目前一般用16开型（260mm×184mm），推荐采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

第八章 文件的处理

　　第二十八条 文件的处理包括文件的签收、登记、批抄、注办、拟办、分发、承发、传阅、印制和传递等工作环节。

　　一、签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应处理措施。急件要注明签收的具体时间。

　　二、登记文件须将标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。

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