（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步 做法给予指示。
（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请 示协助解决所要解决的问题。
（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后 提出具体办法，要求下级贯彻执行。
（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审 核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充 足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确 又具体。
第二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、 认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般 文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。 表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。
条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提 出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”， 亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得 一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应 采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。
第二节 通知与函的写作
一、通知的写作
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
(一)通知的类别
根据功用，通知可分以下类别：
1、发文通知
①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知 》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行 。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》； 《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。
③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《 国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
2、知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整 机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》 ；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于 暂停实行夏时制的通知》。
3、事项通知
①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例： 《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。
②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例 ：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。
③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼 有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。
(二)通知的写法
1、标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容 ，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知” 等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书， 对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使 用 书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关 于”和“的通知”字样。
2、主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不 属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
3、正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意 事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做 到条理清晰，一目了然。
由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。
4、落款
正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
二、函的写作
函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主 管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两 类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信 ，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。
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