1、在车内
在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行了。秘书的主要职责是照看好行李。
2、出站时
火车到站时，秘书要提着行李先下车。如果对方有人来接站时，就要先找到接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况，自己才可以向他（她）表示感谢。
在出站时，有一点要注意，那就是不要麻烦对方给提旅行包。当然，如果对方非常热情，一定要帮自己提，你也不能太固执，因为在车站这种大庭广众之下推来推去实在不雅，不过，你自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西；同样的道理，你也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方的秘书一点也不热情。
3、注意回避
当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和正式会谈时，就不能显得太呆板了。
在久别重逢等场合，领导也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，秘书一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方的秘书。
到了出差的最后一站，就要向公司汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明这里有多少行李，以便届时公司好派车来接站。
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