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3、转发标题不当。如十二师、兵团、中央三级下发的通知，兵团转发中央的标题，农十二师再转发兵团的标题，到我场这级又转发十二师使用的标题，这样不仅标题太长，而且烦琐，不符合公文标题制作应该简练、清晰的要求。按照转发公文标题处理的办法，这类标题应该是最低一级党政机关转发最高一级党政机关的标题，正确的用法应是《三坪农场转发中央文明办关于×××的通知》即可。
（二）行文方式不规范
主要表现在主送不当。在机关公文的行文方式中，较多的问题是向上级请示问题，往往是多头主送，本意是想“请示”尽早得到批复。由于多头主送，可能谁都不批，容易造成扯皮推诿，行文意图难以达到。
（三）文种使用不规范
1、该“请示”而误用“请示报告”。
“请示”和报告是两个不同的文种，不能放在一起用。一是“请示”是一文一事，“报告”是一文一事或多事；“请示”是有请示，上级部门必定要批复或答复，“报告”是可以答复或批复，也可不批复，且对报告的批复主要用于对社会做出突出贡献的人和事，或反面材料的人和事上级进行批复后要求大家学习。二是在日常的写作中，作者往往在报告中夹杂有请示的事项，使用很不规范。
2、该用“报告”而误用“函”。
“报告”是上行文，是向上级报告情况，而“函”是平行文，是相互商谈工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准使用的文种。主要有申请函、商洽函、询问函、答复函和告知函五种。在实际的工作中，如我场党委向师党委汇报工作，就应该用“报告”，而我场党委向师财务局、宣传部等部门询问或请示问题，就应该用“函”，而不是报告。
3、该用“通知”的误用“决定”。
如我们每年对人事调整后，使用的都是《三坪农场关于×××等同志任免的决定》，正确的使用方法应该是《三坪农场关于×××同志任免的通知》。因为在公文的词汇中只有任免通知、任免令而没有任免决定的说法，这是语法上的错误，也是典型的文种乱用。
总之，办公室作为任何一个党政机关的中枢机构，具有很强的事务性和政务性的服务功能，这就要求文秘人员必须进一步强化辅助的角色，当好领导的参谋助手。同时，(本文权属文秘之音所有，更多文章请登陆公文

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