【www.qingsong8.com 实用技巧】人事处最近准备建立单位员工的培训情况电子档案，要共享一份Word表格，以方便员工下载后在自己的计算机上录入相关信息。不过，依照人事处以往的经验，如果共享一份普通的Word文档，由于各员工的计算机操作水平并不一致，所输入的信息格式也会不一致。

　　怎样才能使表格录入既方便又快速，还能做到规范呢？在Word 2007中如果我们借助于控件，从表格的设计开始注意这个问题，那么难题还是容易解决的。

　　人事处准备的表格如图1所示。先在Word 2007中建立一份图示的空表格。然后点击左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中点击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框。在左侧的列表中点击“常用”项目，然后选中右侧的“在功能区显示“开发工具”选项卡”复选项。确定后在Word的功能区会新增加“开发工具”选项卡。

图1

　　现在我们还是先研究一下表格。如“姓名”单元格后面的空单元格，只要输入相应文字就可以了，需要规范一下格式。而类似于“出生年月”后面的单元格，需要填写日期，而这是最容易出现问题的，应该想办法使员工在录入时能够做到规范方便。还有“政治面貌”、“学位”等后面的空单元格，由于要填写的内容有很多的简称，所以应该规范录入的内容。最后还有“照片”单元格，需要想办法让员工很很方便地插入准备好的图片。咱们一个一个地来处理。

　　一、格式文本控件

　　先说这个“姓名”类。将鼠标定位于“姓名”后的空白单元格，然后点击功能区“开发工具”选项卡“控件”功能组“格式文本”按钮，就可以插入格式文本控件，如图2所示，在空白单元格中出现“单击此处输入文字”提示。以后填写此项目时只要在此外单击鼠标，输入文字就可以了。输入文字的字体、字号自动与当前段落保持一致。

图2

　　如果感觉这个提示文字太长不方便的话，可以选中此控件后，点击“控件”功能组中的“设计模式”按钮，就可以对提示文字进行修改或删减。再次单击“设计模式”按钮就可以退出提示文字的修改模式。