由于各方面的原因,大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑论文.Word 在写科技论文方面虽然有一些先天不足,但却提供了非常强大的功能.如果不能充分利用这些功能,可能经常要为不断地调整格式而烦恼.我把自己以前使用Word 的经验和教训总结一下,抛块砖.原则:

   内容与表现分离.：一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现,前者是指文章作者用来表达自己思想的文字,图片,表格,公式及整个文章的章节段落结构等,而后者则是指论文页面大小,边距,各种字体,字号等.相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的.这两者的关系不言自明.在排版软件普及之前,作者只需关心文章的内容,文章表现则由出版社的排版工人完成,当然他们之间会有一定交互.Word 倡导一种所见即所得(WYSIW YG)的方式,将编辑和排版集成在一起,使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现.可惜的是很多作者滥用WYSIWYG,将内容与表现混杂在一起,花费了大量的时间在人工排版上,然而效率和效果都很差.本文所强调的"内容与表现分离"的原则就是说文章作者只要关心文章的内容,所有与内容无关的排版工作都交给Word 去完成,作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉Word.因为Word 不仅仅是一个编辑器,还是一个排版软件,不要只拿它当记事本或写字板用.主要建议如下.

1. 一定要使用样式,

除了Word 原先所提供的标题,正文等样式外,还可以自定义样式.如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式.对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式.这样做能大大减少工作量和出错机会,如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可.使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引.

2. 一定不要自己敲编号,一定要使用交叉引用.如果你发现自己打了编号,一定要小心,这极可能给你文章的修改带来无穷的后患.标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成.在写"参见第x 章,如图x 所示"等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用.这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护.并且可以自动生成图,表目录.公式的编号虽然也可以通过题注来完成,但我另有建议,见5.

3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的. 只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格.所有的对齐都应该利用标尺,制表位,对齐方式和段落的缩进等来进行.如果发现自己打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免.同理,一定不要敲回车来调整段落的间距.

4. 绘图.统计图建议使用Execel 生成,框图和流程图建议使用Visio 画.如果不能忍受Visio 对象复制到Word 的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio 弱,使用不比Visio 难,速度却快多了.如果使用Word 的绘图工具绘图,最好以插入Word 图片的方式,并适当使用组合.

5. 编辑数学公式建议使用MathType5.0,其实Word 集成的公式编辑器是它的 3.0 版.安装MathType 后,Word 会增加一个菜单项,其功能一目了然.一定 要使用MathType 的自动编号和引用功能.这样首先可以有一个良好的对齐, 还可以自动更新编号.Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都 撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正.

6. 参考文献的编辑和 管理.如果你在写论文时才想到要整理参考文献,已经太迟了,但总比论文 写到参考文献那一页时才去整理要好.应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯.手工整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错.Word 没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道.我建议使用Reference Manager,它与Word 集成得非常好,提供即写即引用(Cite while you write,简称Cwyw)的功能.你所做的只是像填表格一样地输入相关信息, 如篇名,作者,年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的.这除了可以保持格式上的一致,规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配.并且从长远 来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸.类似 软件还有Endnote 和Biblioscape.Endnote 优点在于可以将文献列表导出到 BibTeX 格式,但功能没有Reference Manager 强大.可惜这两个软件都不支持中文,据说Biblioscape 对中文支持的很好,我没有用过,就不加评论了.

7.使用节.如果希望在一片文档里得到不同的页眉,页脚,页码格式,可以插入分节符,并设置当前节的格式与上一节不同.上述7 点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word 去处理.如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word 的帮助,因为Word 早已提供了足够强大的功能.我不怀疑Word 的功能,但不相信其可靠性和稳定性,经常遇到"所想非所见", "所见非所得"的情况让人非常郁闷.如果养成良好的习惯,这些情况也可以尽量避免,即使遇上,也可以将损失降低到最低限度.建议如下:

8.使用子文档.学位论文至少要几十页,且包括大量的图片,公式,表格,比较庞大.如果所有的内容都保存在一个文件里,打开,保存,关闭都需要很长的时间,且不保险.建议论文的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式.这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭.建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档, 个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好

9.及时保存,设置自动保存,还有一有空就ctrl+s.

10.多做备份,不但Word 不可靠,windows 也不可靠,每天的工作都要有备份才好.注意分清版本,不要搞混了.Word 提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能.不过保存几个版本后文件就大得不得了,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用.还是多处备份吧

11.插入的图片,和公式最好单独保存到文件里另做备份.否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉,哭都来不及了.其他建议:

12. 使用大纲视 图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便

13. 使用文档结构图让你方便的定位章节

14. 使用文档保护,方便文章的审阅和修改上面的建议并不全面,但相信比较管用.如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word 的帮助,相信会有事半功倍的效果